A coletiva de imprensa é um meio muito utilizado por assessorias para disseminar informações pertinentes aos jornalistas de redação. Na prática, a estratégia consiste em reunir profissionais da mídia num mesmo ambiente, a fim de transmitir o assunto em questão que o assessorado deseja anunciar aos veículos de comunicação.
Para organizar uma coletiva é preciso ponderar uma série de questões estratégicas. O primeiro fator, e talvez o mais importante, é considerar a relevância da pauta e os objetivos por trás dela. Afinal, é essencial saber qual o resultado esperado com a execução da entrevista. Afinal, trata-se de um evento que exige estrutura adequada para receber os jornalistas. Portanto, se o anúncio for algo mais corriqueiro, opte apenas pelo release.
Além disso, a pauta a ser trabalhada em uma coletiva de imprensa precisa conter uma abrangência editorial. Isso significa dizer que, o assunto abordado durante o evento deve ser de interesse de uma gama de veículos jornalísticos. Do contrário, a alternativa mais viável é trabalhar com uma entrevista exclusiva com determinada redação, por exemplo.
De modo geral, a conferência de imprensa — como também é conhecida — pode ser adotada para diversos objetivos, como anunciar inovações, pronunciamentos oficiais e, em momentos de crise, para gerir a imagem do assessorado. Abaixo, separamos alguns elementos que são essenciais na hora de organizar uma coletiva de imprensa assertiva.
Como elaborar uma coletiva de imprensa
Relevância da pauta
Como mencionamos acima, o principal fator na hora de tomar a decisão sobre organizar ou não uma entrevista coletiva é a relevância da pauta e objetivo final. Sabemos que a cada dia diminui o número de profissionais em redações e, naturalmente, a demanda é muito grande. Ou seja, o tempo do jornalista é extremamente escasso e precioso. Se o assunto não for interessante, dificilmente o profissional se deslocará até o local para participar.
Elabore press-release atrativos
Criar um bom release é a peça-chave para qualquer tipo de divulgação, principalmente se tratando do formato de entrevista coletiva. Afinal, será por meio dessa ferramenta que o jornalista vai entender mais a fundo sobre o que será tratado. Por isso, é fundamental estruturar um material atrativo para transmitir a maior quantidade de informações pertinentes.
Assim como qualquer outro release, é preciso enviar de forma estratégica. Títulos chamativos e factuais para se destacar na caixa de entrada e, principalmente, enviar para os contatos que tenham sinergia com a pauta. Ao longo do material, forneça informações sobre o formato da coletiva, endereço do local e os contatos da assessoria de imprensa.
Local e data
O local onde será realizada a coletiva de imprensa é primordial para que a execução do evento seja eficiente, tanto para o assessorado quanto aos profissionais de redação. Não há uma regra para escolher o ambiente, é necessário apenas que o lugar suporte a estrutura do evento. Após decidir a quantidade de convidados, é mais fácil para identificar o lugar ideal para fornecer uma ótima comodidade aos profissionais de imprensa.
O mais importante é considerar que os jornalistas precisam sentar de forma estratégica de acordo com o tipo de veículo que representam. Por exemplo, profissionais de televisão que necessitam de aparatos técnicos maiores, como as câmeras de filmagem, não podem ficar à frente dos colegas de rádio. É importante reservar também um espaço para possíveis entradas ao vivo. Portanto, a iluminação e a acústica do ambiente devem ser levadas em consideração para não prejudicar nenhum tipo de gravação no local.
Além disso, o credenciamento é fundamental para manter a organização do evento e evitar qualquer tipo de infiltração. Como bom anfitrião, não esqueça de preparar um coffee break aos convidados ou alguma opção de alimentação de acordo com o horário da coletiva.
Na hora de escolher a data, leve em consideração os acontecimentos da semana. Opte por uma data que, aparentemente, as agendas dos jornalistas estejam mais tranquilas para evitar concorrência e, assim, aumentar o número de presentes no evento.
Mailing imprensa segmentado
É fundamental segmentar os jornalistas que serão convidados. Claro, ninguém quer que no dia da entrevista as cadeiras estejam vazias. Porém, enviar excesso de convites — inclusive para jornalistas que não tenham nenhum tipo de relação editorial com o conteúdo — não é o caminho ideal. De acordo com o tema da pauta e questões editoriais, faça uma segmentação bem afunilada em seu mailing list.
Afinal, a probabilidade do jornalista que tenha sinergia com a coletiva confirmar presença é muito maior. Nesse caso, trabalhar com menos é mais. Não esqueça de possuir em mãos um mailing imprensa que seja atualizado. A desatualização dos contatos pode ser um imprevisto para contar com determinados profissionais no evento.
Para confirmar os presentes o follow up será a peça-chave se executado com perfeição. Não extrapole na quantidade de contatos. Seja estratégico e utilize ferramentas para te ajudar a saber qual contato já abriu o seu e-mail, por exemplo. Para aprimorar a organização do evento e saber a quantidade exata de confirmados, o modelo Répondez S’il Vous Plaît (expressão francesa que significa “responda por favor”) é essencial.
Press-Kit
O press-kit pode ser o grande diferencial da sua coletiva de imprensa. Produza um material que seja atrativo e tenha sinergia com a pauta da conferência em questão. Além de contribuir com informações pertinentes sobre o assunto que será tratado, o carácter personalizado dessa ferramenta é extremamente eficaz.
A personalização mostra ao jornalista o quão importante é a presença dele para a marca e que acima de tudo não se trata de um convite genérico. Com isso, o profissional deixa de ser apenas mais um contato do seu mailing e sua participação no evento ganha relevância.
