Sala de imprensa virtual: o que é?
A sala de imprensa virtual é uma área no site destinada a jornalistas — embora outros públicos podem estar interessados no conteúdo — e faz parte da estratégia de relacionamento com a mídia. Para fazer parte dessas salas, algumas exigem cadastro, outras precisam de uma aprovação da assessoria de imprensa e senha de acesso e existem aquelas que estão disponíveis sem qualquer burocracia.
É importante ressaltar que a sala de imprensa on-line funciona como um espaço para profissionais que estão à procura de informações para escrever uma notícia, desenvolver um post ou contar uma história, tentando encontrar um contato corporativo para tirar as dúvidas e checar os fatos.
Estes espaços reúnem materiais relevantes como fotos e áudios, releases, entrevistas, press-kits, vídeos, entre outros recursos essenciais que facilitem o trabalho da imprensa para a construção de uma notícia jornalística. Por isso, as informações devem estar atualizadas.
A sala de imprensa virtual geralmente aparece em empresas de grande porte, ou seja, aquelas com maior visibilidade e volume de informações, atraindo o interesse das pessoas, e, consequentemente, dos veículos de comunicação que buscam divulgar notícias. Contudo, tal medida precisa — ou deveria — ser implementada em qualquer empresa que está trabalhando ativamente com a mídia.
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O que uma sala de imprensa virtual precisa ter?
Lembre-se de que o seu objetivo é facilitar o trabalho da imprensa mídia. Mas como garantir que você está fornecendo informações enriquecedoras aos jornalistas? E como saber o que deve constar na sala de imprensa online?
1. Informação de Contexto
Nas atividades de relações públicas o intuito é ajudar a estabelecer a empresa e seus executivos como líderes de pensamento. Isso significa dizer que na sua sala de imprensa virtual você deve incluir informações corporativas, falar sobre os problemas ou tendências, trazer biografias sobre executivos importantes, além de descrever sobre eventos futuros.
Além disso, uma parte essencial do fornecimento de informações básicas é garantir que haja uma visão completa do que sua organização está fazendo. Por esse motivo é desejável incluir:
- Links ou feeds de mídia social
- Vincular ou alimentar seu blog
- Uma coleção sobre a última cobertura de imprensa
- Estudos de casos de clientes
Uma pesquisa realizada pelo Comunique-se, em 2017, revelou que aquilo que os jornalistas mais gostam de encontrar nas salas de imprensas são os releases atualizados, contendo fotos, gráficos e vídeos, que facilitam a produção da notícia.
2. Galeria de imagens
Não há nada pior do que um repórter redigir uma matéria e não encontrar uma imagem condizente com o texto. Se você deseja manter uma boa aparência da sua organização, forneça acesso a imagens que possam ser usadas pela mídia e pelos blogueiros. Selecione as melhores imagens que representam sua marca, incluindo:
- Fotos dos principais executivos
- Fotos de produtos
- Logotipos da empresa
- Gráficos, infográficos e gráficos
Com a galeria de imagens você quer garantir que eles possam ser baixados com facilidade e fornecer detalhes sobre como eles podem ser usados.
3. Informações sobre produtos ou serviços
Normalmente, as informações sobre produtos ou serviços já estão inseridas nos sites das empresas, mas geralmente são escritas pensando no consumidor final.
Para sua sala de imprensa, considere a inclusão de pontos-chave sobre cada produto ou serviço para que ele possa ser facilmente encontrado e usado. Aqui vão algumas dicas:
- Especificações do produto, recursos e benefícios
- Whitepapers associados ou informações sobre o negócio em específico
- Imagens ou vídeos relacionados ao produto ou serviço
- Casos de uso ou estudos de caso do cliente
- Comunicados de imprensa
Tenha em mente o tipo de mídia que pode estar usando essas informações. Para impressão, eles precisarão de arquivos de resolução mais alta e desejarão diferentes tipos de informações. Se você está vendendo algo técnico, eles podem querer screenshots, enquanto se você tiver um produto de consumo, eles querem uma foto do produto que possa ser colocada em vários fundos.
4. Conteúdo de Vídeo
Para quem trabalha com relações públicas há algum tempo, provavelmente se lembra do B-Roll — animações, fotografias ou elementos gráficos que aparecem entre as cenas principais de um vídeo — que você deveria enviar aos produtores de TV para ajudá-los a montar o trabalho. Pode ser que hoje você não faça mais isso, mas ainda quer facilitar a exibição da mídia e, possivelmente, usar o vídeo se necessário. Existem muitas opções quando se trata de vídeo, a maioria das quais dependerá do seu tipo de organização. Algumas opções incluem:
- Estudos de casos em vídeo
- B-Roll Corporativo
- Demonstrações de produtos ou webinars
- Apresentações ou palestras executiva
5. Contatos
Por último mas não menos importante, você deve incluir informações de contato. Isso deve estar em destaque na sua página de imprensa para que possa ser encontrado em questão de segundos. Para uma empresa menor, pode ser o único ponto de contato, mas caso seja uma de grande porte, você poderá incluir contatos internos ou contatos da agência de RP por região ou divisão. Não inclua apenas endereços de email. O objetivo é incluir números de telefone locais para que a imprensa possa obter as informações necessárias rapidamente.
Outra dica valiosa é realizar uma auditoria interna na sua sala de imprensa. Isso quer dizer que você deve analisar o que precisa ser atualizado ou adicionado à sua sala de imprensa on-line. Uma sala robusta pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso, mas é necessário ter cuidado com conteúdo inútil.
O que mais você pode incluir?
- Um diretório de especialistas da sua organização. Isso facilitará para que os jornalistas cheguem ao especialista sobre o assunto que estão cobrindo. O diretório deve ser pesquisável por nome e tópico.
- Calendários e cronogramas de eventos atualizados sempre que necessário. Não existe nada pior para a imprensa do que obter informações desatualizadas.
- Prêmios e Reconhecimento Deixe seus sucessos falarem por sua organização, em vez de falar por si mesmo.
- Um trabalho de clipping atualizado sobre sua empresa dá credibilidade e passa para a mídia uma ideia daquilo que já foi feito ou ainda pode ser elaborado.
- Feed de Notícias para Recebimento Automático de Atualizações de Sala de Imprensa. Facilite para aqueles que estão interessados em receber comunicados de imprensa e outras notícias da imprensa através de um leitor de RSS.
- Não se esqueça de inserir um link altamente visível em sua home page que direcione para a sala de imprensa. Inclua-o na barra de menu principal do seu site.
Qual o problema que as Salas de imprensa virtuais enfrentam?
Apesar dos benefícios que elas trazem para a imprensa em modo geral, um estudo realizado pela PR Newswire revelou que, entre as fontes de informação utilizadas pelos jornalistas brasileiros para o desenvolvimento de suas pautas, as salas de imprensa aparecem como última opção, ocupando a sétima colocação. Somente 2% dos profissionais entrevistados disseram utilizar as salas virtuais como instrumento de trabalho.
Outros jornalistas e profissionais de comunicação responderam que preferem checar com a “própria fonte”, em “notas exclusivas por e-mail”, “por meio de releases”, “nas agências de notícias”, “em outros veículos” e “nas pautas próprias”.
Apesar das relações comerciais e sociais estarem mais adeptas às tecnologias que surgem a todo instante, por que as salas de imprensa virtuais não são utilizadas pela imprensa? Simplesmente pelo fato de estarem paradas no tempo, o que é um grande desperdício.
Enquanto hoje ouvimos falar de “Internet of Things”, “BI”, “Virtual Reality”, entre outros assuntos inovadores, as salas de imprensa virtuais não acompanharam o mesmo ritmo e hoje estão num terceiro plano de importância. As páginas são estáticas, não promovem interatividade, ou quaisquer outros tipos de recursos que atendam às necessidades do atual cenário de informações em tempo real.
Isso quer dizer que, esperar que um jornalista — com uma avalanche de informações e ambientes diferentes que ele possa consultar — acessar com frequência uma sala de imprensa virtual é difícil e raro de se encontrar no cenário atual.
No entanto, isso não significa que a sua sala de imprensa não será acessada. Ela precisa ser um lugar espetacular para o jornalista, com todos os recursos citados neste post, além de oferecer uma incrível navegabilidade, ser interativa, bem formatada, de fácil linguagem e, claro, atualizada. O que falta atualmente é um planejamento estratégico focando no trabalho das assessorias de imprensa.
