A fim de aprimorar o relacionamento com a imprensa e, de modo geral, com o público externo, muitas organizações nomeiam um porta-voz para representá-las. Tal profissional assume a responsabilidade de ser o representante da marca. Qualquer situação que seja necessário um posicionamento por parte da empresa, — para transmitir a opinião ou visão da companhia — cabe ao porta-voz o pronunciamento oficial sobre determinado assunto.
Vale ressaltar que a seleção do profissional para ocupar tal posto precisa ser executada de forma estratégia. Afinal, há grande responsabilidade em desempenhar a função. Qualquer deslize cometido pode ser extremamente banal para imagem e reputação da empresa. Além disso, é imprescindível que o porta-voz ocupe um cargo de alto valor hierárquico.
Para executar um bom trabalho à frente do cargo é primordial, antes de tudo, dominar questões técnicas e, claro, ser um expert em comunicação. Lidar constantemente com jornalistas de redação e veículos de imprensa não é tarefa fácil. Entretanto, para capacitar e aperfeiçoar a performance de porta-vozes, há treinamentos específicos. O famoso media training. O curso de aptidão é ministrado geralmente por assessorias de imprensa e profissionais de comunicação corporativa que possuem ampla experiência no assunto.
Função do porta-voz
A rotina de trabalho de quem atua nessa posição costuma ser bem agitada. Claro, a complexidade de agenda sofre alterações de acordo com o perfil da empresa, seja high ou low profile, por exemplo. Há corporações que devido ao seu tamanho — grande quantidade de funcionários — optam por nomear mais de um porta-voz. Nesses casos, a divisão de tarefas acaba sendo distribuída e dividida por setor, região ou holding.
No geral, a função do porta-voz é bem abrangente e contempla uma variedade de obrigações. O comunicador age diretamente em entrevistas coletivas, eventos corporativos, lançamento de produtos, conferência de resultados e, principalmente, na gestão de crise.
Para que a função seja exercida com afinco e eficiência, é obrigatório que o colaborador esteja preparado em todos os aspectos. Na prática, o porta-voz precisa dominar assuntos que estejam tanto no contexto interno quanto no âmbito externo à organização. Ou seja, não basta conhecer de forma superficial o mercado de atuação, é preciso compreendê-lo.
Gestão de crise
Gerir uma crise é sempre um momento muito delicado para qualquer companhia. É preciso trilhar um caminho de forma estratégica para que a imagem e reputação da empresa não sofram danos irreversíveis. Eis que surge uma das principais funções de um porta-voz. A atuação do profissional nesse tipo de cenário precisa ser cirúrgica para amenizar ou até mesmo conter a situação reversa.
Evidentemente, o porta-voz não estará desamparado e à mercê do próprio conhecimento. As assessorias de imprensa coordenam ações para gerir crise de forma assertiva. Geralmente, há um manual de instruções e bastantes treinamentos intensivos para possíveis cenários instáveis. De qualquer forma, o jogo de cintura e habilidade emocional e comunicativa do porta-voz são o que vão determinar o resultado final.
Media training
É fundamental que qualquer profissional que assuma o posto de porta-voz de alguma organização passe em determinado período da carreira por um media training. O treinamento para aprender e aperfeiçoar o relacionamento com jornalistas de redação é extremamente importante para lidar com constantes entrevistas, momentos de crise e até mesmo se comunicar em grande público, no caso de eventos corporativos
Relacionamento com a imprensa
Conforme mencionado acima, tal colaborador precisa se aprofundar em todos os assuntos que estejam interligados à companhia. Inclusive, estreitar o relacionamento com a imprensa responsável por cobrir o segmento de atuação da empresa em que atua. Não basta simplesmente conduzir a entrevista, é necessário também manter uma comunicação mais humanizada. Por exemplo, conhecer a fundo os jornalistas que estão ali “diariamente”, os veículos de comunicação. Isso traz resultados expressivos na relação com a mídia.
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Concluindo…
É fundamental nomear um porta-voz para representar de forma oficial a comunicação da empresa. A nomeação precisa ser estratégica para que o desempenho seja positivo. Incluir esse processo dentro de uma organização contribui para melhorar o relacionamento com jornalistas de redação e a mídia em geral. Tal função centraliza e mantém o discurso da marca alinhado. Afinal, não é qualquer colaborador que pode responder e se posicionar em nome da empresa diante dos veículos de comunicação.
