O follow up é uma expressão em inglês que pode ser definida por “fazer acompanhamento”. A prática é muito comum em assessorias de imprensa e pode ser vista como uma ferramenta essencial para ampliar o relacionamento com jornalistas de redação.
A estratégia costuma ser aplicada pelos assessores em relação à distribuição de releases para a imprensa. O objetivo é acompanhar o processo de andamento do material. O contato com os jornalistas pode ser efetuado antes de enviar o conteúdo e após o envio.
O objetivo do acompanhamento é fundamental para obter um feedback sobre o release. Dessa forma, o assessor verifica o que o jornalista achou do conteúdo e a possibilidade de ser publicado pelo profissional.
A ferramenta é ideal para otimizar a publicação dos textos. Além disso, contribui para estreitar a proximidade entre a marca e os jornalistas. Contudo, o follow up precisa ser executado com proficiência pelas assessorias de imprensa.
Afinal, ao mesmo tempo que pode contribuir para emplacar a pauta na mídia, pode arruinar todo trabalho produzido. Se atentar às boas práticas da atividade é um diferencial para atingir melhores resultados e manter uma boa relação com a imprensa.
O Comunique-se já realizou uma pesquisa sobre o tema. Os entrevistados foram os profissionais que se encontram do lado oposto do follow up: os próprios jornalistas de redação.
Como executar um follow up bem feito em assessorias de imprensa
A assessoria de imprensa ao estruturar sua estratégia de acompanhamento, deve considerar alguns fatores primordiais para incluir no processo de follow up.
Gestão de relacionamento
Tenha total controle sobre a distribuição dos releases. Utilize um gestor de follow up para analisar as ações realizadas. Otimize tempo com ferramentas para tornar o processo assertivo e organizado.
É necessário controlar as tarefas efetuadas com cada contato jornalístico. Não corra o risco de perder nenhuma informação crucial ao longo do relacionamento com o jornalista.
Além disso, documentar as atividades elimina a chance de entrar em contato com o mesmo profissional repetitivamente. Anote cada ação realizada em um gestor de relacionamento.
Lembre-se, bom senso é fundamental nessa atividade. Não adianta insistir em um contato, enviar e-mails excessivos, fazer uma ligação atrás da outra.
O follow up não garante a publicação do release, mas é fundamental no processo de vender a pauta. Mas não esqueça que a relevância do conteúdo é essencial.
Principais canais para contato
O principal meio de contato utilizado pelas assessorias de imprensa para realizar o follow up é o e-mail. De acordo com a pesquisa do Comunique-se, é por este canal que os jornalistas preferem receber os contatos.
Nesse caso, é válido explorar a ferramenta para negociar a pauta com os jornalistas. Telefone não é um meio que os profissionais simpatizam tanto.
Principalmente pelo excesso de ligações. Mas, se optar pela ligação, o contato telefônico geralmente é utilizado um dia após o envio do material informativo.
Não é uma regra padrão. Há exceções, como no caso de um tema “quente” para o veículo em questão. Assim, abre-se a possibilidade de ligar no mesmo dia.
Além dos meios tradicionais, há outros formas para entrar em contato. Acionar o jornalista pelo Messenger ou WhatsApp tornou-se uma prática comum pelas assessorias de imprensa.
Porém, para adotar o uso desses canais é extremamente importante que o assessor já tenha se relacionado com o colega de redação em outra oportunidade.
Ao contrário, a prática pode parecer uma uma ação invasiva e até queimar a sugestão a ser vendida. Portanto, focar no relacionamento é o melhor caminho para facilitar o processo de acompanhamento.
Monitore a abertura do
seu release
Envie releases para os jornalistas certos e acompanhe a taxa de abertura e interação de cada e-mail. Esses indicadores contribuem para um follow mais assertivo.
Faça o contato no momento certo
Além da organização e dos canais de contato, o assessor deve ter ciência dos horários de funcionamento de cada redação, considerando principalmente os meios impressos.
Não adianta entrar em contato de forma insistente para um veículo que já fechou a edição diária. Mostre aos profissionais de imprensa que você tem domínio sobre os processos e conhece a redação do jornal.
Pega mal para a assessoria de imprensa entrar em contato fora de hora. Por isso, garanta que a ferramenta de gestão de relacionamento esteja alimentada com o máximo possível de informações sobre os jornalistas e as redações.
Conclusão
O follow up é uma atividade imprescindível em assessoria de imprensa. Utilize a estratégia para ampliar o relacionamento com a mídia e saiba como utilizá-la para vender suas pautas com eficiência.
A prática pode otimizar a publicação dos releases, mas deve ser executada com coerência e assertividade. Mostre conhecimento sobre o assunto produza conteúdos relevantes.
