O follow up em assessoria de imprensa é uma estratégia utilizada como canal de comunicação com jornalistas de redação. A atividade é realizada principalmente na hora de acompanhar o andamento dos releases enviados à imprensa.
Apesar de ser uma tarefa recorrente na rotina dos assessores, ainda gera algumas dúvidas sobre como efetuá-la com eficiência. Se bem executado, o follow up pode otimizar a publicação da pauta na mídia e até mesmo criar uma proximidade com o jornalista.
Do contrário, em vez de emplacar os releases e alcançar o objetivo final, há grande probabilidade de por todo o trabalho por água abaixo. Além disso, alguns erros podem prejudicar a relação entre a assessoria de imprensa e a redação jornalística em questão.
Para auxiliar o relacionamento com a imprensa e praticar um follow up efetivo, separamos 4 erros que você deve evitar no seu processo de acompanhamento para contatar qualquer jornalista.
Erros que você deve evitar na hora de fazer o follow up em assessoria de imprensa
1. Não conhecer a rotina da redação
O primeiro passo para fazer um follow up assertivo é conhecer como funciona o veículo que você está se relacionando. Ligar incansavelmente ou mandar e-mails excessivos a qualquer momento do dia não surte resultado. Não adianta entrar em contato com os jornalistas após o fechamento da edição diária, por exemplo.
Por isso, elabore uma estratégia a fim de otimizar os seus contatos ao longo dos dias. Assim, além de conseguir um resultado melhor com relação à publicação das pautas, você facilita a vida dos profissionais de imprensa.
É imprescindível que a assessoria de imprensa tenha um controle sobre os horários de fechamento de cada redação que seja necessário entrar em contato. Assim, evita qualquer chance de perder a credibilidade por não saber sequer como funciona a rotina das redações.
2. Não dominar o assunto dos releases
Outro grande erro cometido pelos assessores de imprensa na hora de contatar o jornalista é não ter domínio sobre o assunto do release. Realizar um follow não é simplesmente questionar o profissional de imprensa ou até mesmo cobrar. É papel do assessor defender a pauta em questão.
E para isso é preciso ter argumentos suficientes sobre o assunto tratado. Não há como vender a pauta sendo raso e superficial em relação ao tema. Faça o dever de casa e estude acerca do assunto abordado no material enviado a redação. Inclusive, o estudo pode aprimorar a qualidade e relevância dos releases.
Vale ressaltar que apenas 10% dos e-mails enviados por assessores de imprensa aos jornalistas de redação podem ser aproveitados. É uma taxa relativamente baixa sobre a relevância e e-mails bem trabalhados. apontada por uma pesquisa realizada pelo próprio Comunique-se.
Mais da metade dos jornalistas (61%) respondeu que receber conteúdo relevante é algo mais esporádico do que costumeiro. Além da qualidade, outro elemento que pesa sobre esse dado é a falta de critério na hora de enviar o conteúdo por e-mail. Em vez de segmentar com base no perfil do material, acaba enviando de forma massiva.
Por outro lado, vemos que manter um bom relacionamento com jornalistas aumenta significativamente a recepção deles com relação aos conteúdos enviados.
Monitore a abertura do
seu release
Envie releases para os jornalistas certos e acompanhe a taxa de abertura e interação de cada e-mail. Esses indicadores contribuem para um follow mais assertivo.
3. Não ter bom senso
Outro elemento que assessores de imprensa pecam na hora do follow up é a falta de bom senso. Extrapolam na quantidade de contatos ao longo dos dias. A inconveniência desgasta a relação. O que é extremamente prejudicial para quem atua em assessoria de imprensa. Afinal, segundo pesquisa promovida pelo Comunique-se, o (bom) relacionamento entre as partes é visto como a peça-chave para o sucesso de um assessor de imprensa por 93,9% dos participantes.
Ainda com relação ao bom senso, é crucial efetuar o acompanhamento das atividades para não entrar em contato excessivamente com o mesmo o contato. Ligar a cada uma hora para obter novidades sobre o release não vai otimizar a publicação da pauta. Uma dica valiosa para saber o horário exato de aplicar o follow up é utilizar ferramentas que emitam relatórios completos sobre os envios dos releases.
Assim, é possível, por exemplo, identificar os jornalistas que abriram o e-mail com a sugestão de pauta. Dessa forma, contatar um jornalista que provavelmente já leu o material é uma estratégia de otimização.
Além disso, com base nas informações aprofundadas dos relatórios de envios, o assessor de imprensa pode utilizar uma abordagem diferente para casos específicos. A tratativa pode ser aplicada de forma diferente. Uma linguagem para quem abriu o material e navegou pelo conteúdo e outra abordagem para quem não abriu.
Melhores práticas para follow up
Uma dica crucial é seguir os resultados da pesquisa realizada pelo Comunique-se que foi realizada a fim de compreender as preferências dos jornalistas sobre o follow up.
De acordo com os resultados do mapeamento, o melhor horário para um jornalista de redação receber ligações de follow up de assessores de imprensa é entre 15h e 17h. Com relação ao dia, 47,2% afirmam que pode ser em qualquer dia — menos fim de semana. A segunda-feira — assim como no recebimento de releases, citado anteriormente — é o dia mais votado, com 15%.
A falta de bom senso com relação ao uso exagerado do follow up fez com que a prática recebesse destaque negativo. Na pesquisa, mencionada acima, os jornalistas foram questionados sobre as ações dos assessores que mais incomodam. E o follow up em horário indesejados foi lembrado por 6,40% dos respondentes.
4. Delegar o follow up para um terceiro
Há casos em que o follow up é executado por alguém que não produziu o conteúdo e não está imerso na estratégia elaborada para o release.
A pessoa cai de paraquedas no processo e pode pôr tudo a perder. Principalmente se não dominar a pauta a ponto de apresentar ao jornalista de forma assertiva.
Sem contar a estranheza que pode causar. O e-mail com o material é enviado em nome de um assessor de imprensa e quem faz o contato com o jornalista é outra pessoa. Torna a relação entre ambos engessada é impessoal.
A proximidade e o diálogo devem acontecer de forma pessoal. Do contrário, o jornalista vai perceber que é apenas mais que recebeu o release. Por isso, tornar o processo humanizado e personalizado é o segredo para emplacar as pausas na mídia.
Concluindo…
É nítido ver a importância de criar um bom relacionamento com os colegas de redação. Para desenvolver um follow up efetivo, antes de tudo, é preciso optar por uma relação humanizada com jornalistas de redação.
Fuja de qualquer processo que torne o trabalho engessado e automático. Use o follow up com inteligência e estratégia para otimizar tempo e emplacar as pautas na mídia.
Evite qualquer tipo de contato que seja massivo e abusivo. Ao mesmo tempo que o acompanhamento dos releases podem aumentar os resultados na mídia, ele pode prejudicar todo trabalho desenvolvimento.
Este artigo foi originalmente publicado em 1 de outubro de 2019 e vem sendo constantemente atualizado desde então.
